Giải thích Giao diện chức năng “Lịch sử hoạt động”
Các trường filter:
- (1) Từ ngày: Thời gian bắt đầu
- (2) Đến ngày: Thời gian kết thúc
- (3) Queue: Chọn Queue cần lọc
- (4) Nhân viên: Lọc theo nhân viên được chọn
- (5) Số điện thoại: Lọc theo Số điện thoại
Các trạng thái:
- (6) Đăng xuất: trạng thái offline, không nhận cuộc gọi vào
- (7) Chờ đăng xuất: Trạng thái chờ để đăng xuất, xảy ra khi nhân viên đang nghe cuộc gọi vào và chọn Đăng xuất. Sau khi kết thúc cuộc gọi thì trạng thái mới chuyển về Đăng xuất
- (8) Đăng nhập: Xảy ra khi chuyển từ trạng thái Đăng xuất sang Sẵn sàng
- (9) Sẵn sàng: Trạng thái sẵn sàng nhận cuộc gọi
- (10) Đang kết nối: Cuộc gọi vào đang đổ chuông xuống cho nhân viên
- (11) Đang nghe máy: Cuộc gọi vào đã được kết nối tới nhân viên, nhân viên đang nghe máy
- (12) Tạm dừng: Tạm dừng nhận cuộc gọi
- (13) Gọi ra: Cuộc gọi ra từ tổng đài đến khách hàng
- (14) Wrapup: Xuất hiện sau khi nhân viên nghe 1 cuộc gọi vào và đang chờ cuộc gọi tiếp theo đổ xuống, thời gian chờ thường là 25 giây
- (15) Không xác định: trạng thái bị lỗi
- (16) Đưa chuột vào từng vị trí trên biểu đồ sẽ hiển thị box có tên nhân viên, trạng thái và thời gian tương ứng
Cách sử dụng
Chức năng Lịch sử hoạt động sẽ ghi lại các trạng thái, thời gian hoạt động của mỗi nhân viên được phép sử dụng chức năng Voice, giúp cho việc theo dõi, quản lý nhân viên được sát sao, cụ thể và chính xác hơn
Bước 1: Vào Menu > chọn Voice > chọn Lịch sử hoạt động
Bước 2: Chọn khoảng thời gian cần lọc, khoảng thời gian cần lọc tối thiểu là 10p và tối đa là 60p
Bước 3: Chọn Queue, Nhân viên
- Nếu không chọn gì ở đây thì hệ thống sẽ tự động lọc hết trạng thái của tất cả nhân viên có tài khoản tổng đài/ trực tổng đài
- Nếu chỉ chọn Queue thì sẽ hiển thị thông tin trạng thái tất cả nhân viên trong Queue được chọn
- Nếu chỉ chọn Nhân viên thì sẽ hiển thị thông tin trạng thái của nhân viên được chọn
Bước 4: Xem thông tin theo Số điện thoại khách hàng gọi vào, khi filter sẽ hiển thị bảng chi tiết thông tin các cuộc gọi
- Chọn đầy đủ Queue, Nhân viên và Số điện thoại cần lọc.
Ví dụ
Quản lý thấy cuộc gọi nhỡ từ khách hàng 0394118373 vào ngày 19/01/2023 lúc 14:03:57, hiển thị trong Lịch sử gọi. Người quản lý có thể sử dụng Lịch sử hoạt động để kiểm tra xem trạng thái nhân viên lúc đó.
Bước 1: Chọn filter thời gian từ 19/01/2023 14:03 đến 19/01/2023 14:13, chọn Số điện thoại 0394118373
Bước 2:
- Chọn vào icon con mắt ở cột Hiển thị để xem trạng thái cuộc gọi ngày 19/01/2023 lúc 14:03:57. Cuộc gọi không đổ chuông cho nhân viên nào vì không có nhân viên nào Online, đến 14:05:02 có nhân viên “duyenduyen” bắt đầu online và cuộc gọi bắt đầu đổ chuông vào nhân viên nhưng bị nhỡ, có thể thấy được trên biểu đồ khi đưa chuột vào vị trí của nhân viên
- Khách hàng cứ gọi vào và bị nhỡ, đến 14:06:11 thì nhân viên mới bắt máy
